Conseils pour améliorer votre accueil téléphonique médical

En quête de solutions pour améliorer l’accueil téléphonique de votre activité médicale ? Sachez que vous êtes sur la bonne voie. Rien de tel que de valoriser ce service et lui accorder plus d’importance pour satisfaire ses patients ! Le téléphone reste le canal de communication privilégié pour les français. Ils y tiennent certainement parce qu’il est plus humain et plus efficace que les autres. Heliocall vous propose des conseils concernant l’externalisation de standard téléphonique, pilier de la communication dans le secteur de santé.

Pourquoi l’accueil téléphonique est-il si important pour les professionnels de santé ?

Les professionnels de santé ou de soins sont continuellement sollicités par des appels téléphoniques des correspondants pour :

• avoir, reporter ou annuler un rendez-vous,
• pour demander des renseignements, obtenir un suivi de patient, prospection commerciale…

Or le médecin ne peut être en permanence à leur écoute. A un moment donné, le traitement de l’ensemble des appels entrants peut même s’avérer impossible. C’est qui conduit plusieurs patients à chercher un autre médecin dont la gestion de standard téléphonique soit meilleure et conformes à leurs attentes.

Le recours à l’externalisation est la solution pour soigner son image et satisfaire ses correspondants. Étant le garant de la bonne réputation de votre cabinet ou de votre clinique, force est de constater que l’accueil téléphonique médical se doit d’être un service de qualité. Il vous permet en plus de mener vos consultations et vos visites médicales sans interruption, de fidéliser vos patients et d’augmenter vos prises de rendez-vous.

Mais, pour améliorer l’accueil téléphonique de votre activité médicale, vaut-il mieux se tourner vers un expert du secrétariat médical à distance.

Conseils pour réussir l’externalisation de son accueil téléphonique

Soignez votre image pour accroître votre renommée

En confiant votre gestion d’accueil téléphonique à un professionnel, vous bénéficierez d’un décroché personnalisé et rapide en quelques secondes. Ainsi l’appelant se sentira rassuré et important. Si le ressenti est à l’inverse négatif, il finira rapidement par se renfermer sur lui-même et décider de trouver quelqu’un d’autre, notamment pour les patients potentiels qui vous appellent pour la première fois. Ne manquez pas donc de choisir le partenaire qui vous démarquera de vos pairs et mettra en avant vos valeurs. En effet, un patient bien accueilli, est un patient à moitié conquis, qui parlera de vous et de la qualité de vos services en plus de votre compétence professionnelle.

Restez toujours joignable

Évitez les attentes au téléphone est de plus en plus exigé. L’accueil téléphonique d’une secrétaire médicale à distance qui n’a que la tâche de gérer vos appels entrants est l’idéal pour un médecin qui désire rester toujours joignable pour ses patients, cela comprend notamment les pauses déjeuner et les moments où le cabinet est fermé. Parfois, en attendant, l’état de santé d’un patient peut se dégrader. Répondre à l’instant et demeurer à l’écoute de ses appelants est essentiel.

Soyez à l’écoute de vos patients

Le secrétariat téléphonique médical d’Heliocall est assuré par des télésecrétaires dotées de compétences spécifiques. Il vous garantit un accueil téléphonique permanent et de qualité reposant sur différentes stratégies de communication adaptées à chaque situation donnée. Afin de montrer à l’interlocuteur qu’elle le comprend, la télésecrétaire médicale, n’hésitera pas à reformuler son besoin afin d’être sûr qu’elle l’a bien compris. C’est une bonne façon de se montrer à son écoute et le rassurer et cette écoute active va renforcer votre lien de confiance avec les patients.

Si le patient est en colère, elle doit se montrer compréhensive et préserver son sang-froid. Elle doit aussi lui laisser la possibilité d’exprimer toutes ses émotions. Ensuite, elle pourra intervenir pour définir les motifs de son désarroi et le rassurer en précisant qu’elle pourra lui trouver une solution.