Notre gamme de services de télésecrétariat médical
Un télésecrétariat médical qui s’engage à partager vos valeurs aide à optimiser votre relation avec vos patients.
Permanence téléphonique
Votre accueil téléphonique est assuré par une équipe stable et pérenne, composée de télésecrétaires formées et qui développent leurs compétences régulièrement.
Agenda médical en ligne
Heliocall se connecte à l’outil de gestion de planning que vous choisissez (Doctolib, Maiia, Ubicentrex,...) et s'adapte à votre mode d'organisation. Nous mettons aussi à votre disposition notre propre solution d’agenda, dotée de fonctionnalités de pointe.
Rendez-vous en ligne
Nous mettons à votre disposition des solutions de prise de rendez-vous en ligne pour offrir encore plus de souplesse et de confort à vos patients.
Site médical
Optimisez votre visibilité sur le web et rapprochez-vous davantage de vos patients en optant pour un site web médical personnalisé.
Vos avantages avec Heliocall télésecrétariat médical Montpellier
Car la compréhension de votre métier de professionnel de santé est au cœur de notre préoccupation, nous saurons vous offrir le service permanence téléphonique médicale et les outils les plus conformes à vos besoins.
Un accueil médical personnalisé
Bénéficiez d’un accueil téléphonique identitaire, dès le pré-décroché, annonçant le nom et les informations de votre cabinet, et qui intègre vos consignes et respecte vos exigences.
Une équipe à taille humaine
Chez Heliocall, nous préférons le développement durable au développement rapide, c'est pour cela que nos télésecrétaires sont régulièrement montées en compétence et que nous arrivons à pérenniser notre collaboration..
Une écoute attentive de vos besoins
De la gestion de vos appels aux formules et tarifs qui vous sont proposés, nous partons toujours de vos besoins les plus spécifiques pour vous proposer des solutions conformes à vos attentes.
Une large amplitude horaire
Nos horaires de permanence téléphonique s’adaptent à l’amplitude horaire de votre cabinet médical afin d’assurer la continuité de votre accueil téléphonique en rapprochant le taux de perte des appels de 0.
des outils intelligents
Consultez votre planning en temps réel, échangez avec votre équipe de télésecrétaires, transmettez vos consignes .
site internet
Rapprochez-vous davantage de vos patients grâce à un site internet médical qui présente dûment votre activité et facilite la prise de rendez-vous à vos patients.
Consacrez plus de temps à vos patients en confiant votre accueil téléphonique à une permanence médicale professionnelle.
Questions fréquentes
Pourquoi faire appel à un service de télésecrétariat ?
Il existe tant de bonnes raisons à utiliser les services d’un télésecrétariat.
Que se soit pour gérer tous les appels téléphoniques qui se présentent (et en grand nombre) au cabinet ou pour aider votre secrétaire qui peut alors se consacrer à des taches d’accueil physique ou administratives. voire encore lorsque celle-ci est absente( congé ou maladie).
Comment utiliser une permanence téléphonique médicale quand j’ai une secrétaire au cabinet ?
Alors que nos télésecrétaires s’occupent de la gestion de vos appels, votre secrétaire au cabinet pourra se consacrer aux tâches administratives (remboursement, prise en charge…) et de recevoir physiquement les patients, tout en gardant la possibilité de collaborer à la gestion de l’agenda.
Ma permanence médicale téléphonique peut-elle s’adapter à mes horaires d'ouverture ?
Le secrétariat téléphonique médical Heliocall s’adapte à votre amplitude horaire pour traiter tous vos appels, du lundi au vendredi, de 8h à 19h et le samedi de 8h à midi.
Combien de temps faut-il pour mettre en route un service de standard téléphonique ?
En moins de 24 heures, votre service de permanence téléphonique sera opérationnel, une fois la discipline détaillée : horaires du cabinet, consignes de prise de rendez-vous médicaux, messages, visites à domicile, filtrage d’appels et orientation vers confrères et en cas d’absence ou d’urgence.
PROFESSIONNELS DE SANTÉ INDÉPENDANTS
Comment réussir l’optimisation de son agenda médical ?
Grâce à notre équipe de télésecrétaires, la gestion de votre agenda médical sera optimisée. Vous n’aurez plus à vous inquiéter par rapport aux créneaux libres. Les rendez-vous des patients seront placés avec tact dans le planning. On pourra même prévoir l’avancement de quelques rendez-vous, afin de combler les trous en cas de besoin. Notre télésecrétariat est capable de s’adapter à toutes les problématiques et fera preuve de réactivité quant à la gestion de votre agenda
Mon activité ne me permet pas de recruter une secrétaire au cabinet, car je suis tout le temps en déplacement
Comme le recrutement d’une secrétaire et la gestion des RH peuvent s’avérer coûteux et compliqués, l’externalisation est l’idéal pour les professionnels de santé indépendants qui ont besoin de faire des économies et réduire les dépenses inutiles, (congés, recrutement, gestion paie, …). Nous offrons une interaction de qualité et un accueil téléphonique respectant les consignes communiquées en amont ainsi qu’un un décroché rapide.
Comment offrir un accueil téléphonique de qualité et élargir ses plages horaires et ses disponibilités ?
Les télésecrétaires Heliocall répondent à vos patients de 8h à 18h du lundi au vendredi, et de 9h à 12h le samedi. Nous proposons nos services suivant les besoins des clients à plein temps ou bien en complément à la secrétaire, le matin, le midi et le soir, et lors des absences. Il est également possible de transférer la ligne en cas de débordement.
Praticien spécialisé et gestion des situations d’urgence
En cas d’urgence, la télésecrétaire médical Heliocall suit vos instructions à la lettre. Nous offrons à nos clients une interaction qui renforcera le lien de confiance avec leurs patients. Il suffit de nous communiquer les consignes et nous nous tenons d’exécuter les tâches attribuées conformément aux attentes.
PÔLES DE SANTÉ
Comment mutualiser les coûts de fonctionnement de la structure pour le groupement de professionnels du médical ?
Selon votre groupement, Heliocall peut adapter ses tarifs à vos besoins afin que vous puissiez bénéficier du meilleur rapport qualité/prix pour l’ensemble des partenaires du groupement.
Comment étendre les horaires du Pôle de santé afin d’offrir plus de disponibilités aux patients ?
Notre télésecrétariat met à votre disposition des prestations d’accueil téléphonique de de 8h à 18h, du lundi au vendredi, et de 9h à 12h le samedi. A plein temps ou de façon ponctuelle, en dehors de vos horaires et pendant votre absence, nos télésecrétaires sont prêtes à assurer la permanence téléphonique et gérer vos rendez-vous médicaux suivant vos directives. En cas de débordement ou lorsque toutes vos lignes sont occupées, vous pouvez transférer votre ligne.
En période de forte activité, comment ne plus perdre d’appels gérer les rendez-vous suivant les disponibilités ?
L’externalisation de votre secrétariat médical est un réel atout en cas de surcharge. Les télésecrétaires Heliocall gèrent l’ensemble de vos appels en décrochant en moins de 3 sonneries. Nous travaillons aussi sur vos agendas, en mode multi-agendas, et selon vos consignes et nous pouvons même gérer les agendas de plusieurs praticiens en même temps.
CLINIQUES & HÔPITAUX
La secrétaire est déjà en ligne ou indisponible, comment mettre en place une solution pour ne plus perdre d’appels ?
Notre télésecrétariat médical peut prendre vos appels en débordement, c'est-à-dire quand toutes vos lignes sont occupées ou lorsque l’appel n’a pas été décroché au bout de quelques sonneries. Enfin, si vous êtes absents, en période ou en congé, nos équipes peuvent prendre la totalité de vos appels durant cette période.
Comment gérer les disponibilités des différents spécialistes de l’hôpital qui sont parfois mobiles et comment administrer leurs rendez-vous ?
Nous travaillons en multi-agendas sur de grands cabinets avec de nombreux praticiens en déployant des outils ergonomiques permettant d’accéder aux agendas de n’importe où en temps réel. C’est ce qui vous assurera une gestion optimum des disponibilités ainsi qu’une communication plus fluide avec votre patientèle et vos confrères.
Vous cherchez à professionnaliser l’image de votre clinique ?
Optez pour un accueil téléphonique professionnel et améliorez l’expérience du patient ainsi que l’image de votre établissement de santé. Une permanence téléphonique et une gestion des rendez-vous optimale sont inhérentes au bon déroulement de votre activité et à la notoriété de votre établissement. Confiez nous vos tâches chronophage et dégagez plus de temps à l’exercice médical.
Le monde médical évolue rapidement, et avec lui, les besoins des patients. L'un
L'accueil téléphonique médical est le premier contact qu'un patient a avec un cabinet
Dans le monde médical d'aujourd'hui, l'efficacité et la qualité du service sont primordiales.
